So sparen Sportvereine Zeit und Nerven bei der Belegungsplanung
Kommt dir der folgende Workflow bekannt aus deinem Sportverein vor?
In meinem Heimatverein war der zuständige Ehrenamtliche etwa eine Stunde pro Woche damit beschäftigt, den Belegungsplan für die verschiedenen Sporthallen und Sportplätze zu pflegen. Wenn eine Änderung gab, hat er die Excel-Liste angepasst, ein Bild vom überarbeiteten Plan gemacht und dieses an die TrainerInnen geschickt, die es wiederum an ihre Teams weitergeleitet haben.
Wir wissen also ganz gut, welch enormen Zeitaufwand das Belegungsmanagement für einen Sportverein bedeuten kann. Und haben genau deswegen eine Lösung entwickelt, die die Ehrenamtlichen in den Vereinen massiv entlastet.
Vereinsticket Modul “Sportstätten-Belegungsmanagement”
Wer seinen Sportverein über Vereinsticket verwaltet, kann das Modul Sportstätten-Belegungsmanagement aktivieren und findet anschließend den Punkt “Belegung” im Menü der Plattform (also unter www.vereinsticket.app).
Darüber lässt sich die Auslastung der Hallen und Plätze des Vereins einsehen und koordinieren; bis hin zu Platz-Hälften, Hallen-Dritteln und so weiter – je nachdem, welche Locations ein Verein zuvor definiert hat.
Richtig interessant wird das Belegungsmanagement, wenn ein Verein die Module Ticketing und Anwesenheit (zur Trainingsplanung) nutzt: In diesem Fall füllt sich das Belegungsmanagement automatisch, denn das System weiß dann, wer wann und wo spielt beziehungsweise trainiert.
Hilfreiche Funktionen erleichtern Belegungsplanung
Selbstverständlich kannst du die Belegungspläne für die Locations deines Vereins auch händisch füllen beziehungsweise anpassen. Gehe dazu im Backend der Vereinsticket Plattform auf “Belegung” und wähle die Location, für die du ein “Zeitfenster blocken” willst, aus.
Nun kannst du sagen, wer welche Location wann und wofür benötigt und dabei auch angeben, ob es sich um einen wiederkehrenden Termin handelt. Auf diesem Wege kannst du auch generelle Nutzungszeiten vorgeben. Das ist zum Beispiel dann interessant, wenn dein Verein eine Sporthalle erst dann nutzen kann, wenn die Schule zu Ende ist.
Damit es bei der Belegungsplanung zu keinen unbeabsichtigten Überschneidungen kommt, haben wir die “Kollisionswarnung” eingebaut: Sie merkt, wenn zwei verschiedene Termine zur selben Zeit auf derselben Location stattfinden sollen.
Belegungsplan öffentlich sichtbar machen
Wie heißt es so schön? “Sharing is Caring.” Das gilt auch beim Belegungsmanagement, denn es gibt viele Leute, die sich für die Belegung von Sporthallen und -plätzen interessieren:
- Trainer, die spontan eine Trainingseinheit verlegen wollen.
- Sportliche Leiter, die einen Ersatztermin für ein ausgefallenes Spiel finden müssen.
- Externe, zum Beispiel Vorstände anderer örtlicher Vereine, die ein Theaterstück oder eine Feier in einer Halle organisieren.
- Oder aber potenzielle Neumitglieder, die wissen wollen, wann Bambini-Training ist, um mit ihrem Sohn zum ersten Zuschauen vorbeizukommen.
- Oder, oder, oder.
Für all diese internen und externen Nutzer ist es hilfreich, einen stets aktuellen Plan einsehen zu können. Und genau das kannst du dank des Vereinsticket Belegungsmanagements: Sobald du im Backend der Plattform unter Belegung > Optionen > Sichtbarkeit den Haken “Auf der Plattform freigeben” setzt, werden die Termine im Kalender angezeigt.
Vor allem aber erhältst du an dieser Stelle einen Link, den du versenden und auf deiner Vereinswebsite einbinden kannst. Wer ihn öffnet, gelangt zu einer öffentlich sichtbaren Seite, auf der die Belegungspläne für alle Locations deines Vereins angezeigt werden – transparent und stets aktuell.
Beispielansicht für die Belegung einer Sportstätte
Stimme aus der Praxis
Einer der ersten Vereine, die unser neues Modul genutzt haben, ist der FC Merkur Hattorf. Die Rückmeldung freut uns sehr und zeigt uns, dass wir unserem Ziel, Ehrenamtliche bestmöglich zu entlasten, wieder einen Schritt näher gekommen sind:
Ich habe tatsächlich schon die Zeit gefunden, mich mit dem Belegungsmanagement zu befassen - und bin begeistert!!!
Hier hält das 21. Jahrhundert Einzug – denn das, was hier so brutal nutzerfreundlich und super flexibel angeboten wird (bis hin zur Hallen-Drittelung, die für uns tatsächlich auch zutrifft), erfordert heute noch zig Telefonate, WhatsApp, Emails und Excel-Listen von 2013.
Für unseren Verein ist das ein Quantensprung.
Jetzt loslegen und deinen Verein auf ein neues Level heben
Das oben geschilderte Belegungsmanagement ist eine von vielen hilfreichen Lösungen für Sportvereine. Weitere sind zum Beispiel eine dezentrale Mitgliederverwaltung, mit der du Zeit und Nerven sparts, ein vollwertiges Ticketsystem inklusive der Möglichkeit, bargeldlose Zahlungen entgegenzunehmen, Dauerkarten anzubieten und über Unterstützer-Tickets Spenden zu sammeln. Für Amateursportvereine ist Vereinsticket komplett kostenfrei!
Wenn du Fragen hast, melde dich gerne bei uns – unsere Club ManagerInnen freuen sich auf dich. Du erreichst uns werktags zwischen 8 und 18 Uhr unter 06581 839 839 0. Zudem bieten unsere “Clubbies” hilfreiche 1:1-(Video-)Beratungen an.
Du kannst deinen Verein aber natürlich auch gleich selbst verwalten – einfach registrieren und loslegen!
