Kostenlose Mitgliederverwaltung für Sportvereine
Das Vereinswesen in Deutschland steht vor allem für soziales Miteinander und Spaß am Sport. Es lebt von den zahlreichen ehrenamtlichen Helfern, die jeden Tag einen wertvollen Beitrag für die Sportvereine leisten. Wäre es nicht schön, wenn sich die täglich anfallenden Aufgaben im Bereich der Mitgliederverwaltung nicht mehr wie Arbeit anfühlen würden? Wenn sich die Ehrenamtlichen mit Freude auf das konzentrieren könnten, was das Vereinsleben ausmacht? Du kannst dich freuen: Eine digitale und einfache Lösung, wie du bei der Mitgliederverwaltung Zeit und Nerven sparen kannst, gibt es bereits. Und sie ist sogar kostenlos!
Bisher oft wenig Übersicht und veraltete Lösungen in der Vereinsarbeit
In vielen Vereinen sind die Abläufe und Vorgehensweisen nicht mehr zeitgemäß. Immer wieder berichten uns Mitglieder oder Ehrenamtliche, dass die Mitgliederverwaltung über eine Excel-Liste läuft. Das ist nicht mehr zeitgemäß und verursacht viel Arbeit, denn bei jeder noch so kleinen Änderung in den Daten eines Mitglieds (neue Adresse, Telefonnummer und so weiter) muss die Liste von einer Person aktualisiert werden. Von der Gefahr des Datenverlustes wollen wir gar nicht erst sprechen, wenn es nur eine lokal gespeicherte Variante gibt. Werden Sicherungen erstellt, steigt schnell die Gefahr, dass man unterschiedliche Versionen erhält. Das Chaos ist vorprogrammiert.
Selbstverständlich geht Mitgliederverwaltung im Verein heute bedeutend einfacher: Mit der kostenfreien Lösung von Vereinsticket sparen Ehrenamtliche Zeit und Nerven.
Vereinsstruktur individuell und ganzheitlich abbilden
Um Vereinen einen Überblick über ihre Abteilungen, Mannschaften und zahlreichen Mitglieder zu geben, wurde schon so manch eine App oder Software entwickelt. Das Problem dabei: Die Vereinsstruktur lässt sich häufig nur nach einem vorgeschriebenen Muster abbilden. Doch wie wir wissen, sind Deutschlands Sportvereine sehr vielfältig und verschieden organisiert.
Innerhalb der Vereinsticket Plattform können die zuständigen Verwalter das Organigramm ihres Vereins ganz einfach abbilden und individuell erstellen.
Von den übergeordneten Abteilungen bis zur kleinsten Trainingsgruppe lässt sich jeder Teil der Vereinsstruktur darstellen und auch jederzeit im Nachhinein anpassen. Egal, ob es sich um einen kleinen Angelverein oder einen großen Mehrspartenverein handelt – Die Vereinsticket Lösung ist für jeden geeignet.
Mitglieder-Daten übersichtlich und jederzeit abrufbar
Die Mitgliederverwaltung des Vereinsticket Systems ermöglicht es, die Mitgliederlisten und -daten komplett papierlos, nachhaltig und übersichtlich in einem System festzuhalten.
Dort werden sie sicher und DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert. Somit lassen sie sich überall abrufen und können jederzeit in Sekundenschnelle angepasst werden.
Man muss sich also keine Sorgen mehr darüber machen, ob die Leitz-Ordner einem Wasserschaden zum Opfer fallen oder Excel-Listen dank eines kaputten Computers unwiderruflich gelöscht werden.
Verschiedene Filtermöglichkeiten ermöglichen das schnelle Durchsuchen auch größerer Datensätze, eine Stapelverarbeitung ermöglicht das gesammelte Zuordnen von mehreren Mitgliedern zu Abteilungen und Mannschaften. Zusätzlich können auch Beziehungen zwischen einzelnen Vereinsmitgliedern im Profil hinterlegt werden.
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Mehr über das Anlegen von Mitgliedern im Vereinsticket System erfahren
Es gibt verschiedene Wege, die Mitglieder eines Vereins schnell und unkompliziert auf die Vereinsticket Plattform zu bringen und dem eigenen Verein hinzuzufügen. Entweder kann ein Vereinsverantwortlicher seine Mitglieder manuell anlegen. Oder aber er lädt eine bereits vorhandene Liste hoch.
Im Anschluss kann er die Mitglieder per Mail einladen, damit diese sich auf der Plattform registrieren und alle Funktionen des Vereinsticket Systems nutzen können. Vereinsverantwortliche können ihre Mitglieder aber auch über einen Einladungslink mit aufs Feld holen – in dem Fall muss das Mitglied sich nur noch registrieren und ist sofort automatisch dem richtigen Verein zugeordnet. Die Mitglieder können sich aber auch ganz einfach komplett selbst registrieren und sich erst im Anschluss ihrem Verein zuordnen.
Die hinterlegten Mitgliederdaten können in einer speziellen Ansicht zur Pflege und Bearbeitung der Stammdaten sortiert und gefiltert werden. Für alle Vereinsverwalter dürfte das eine große Erleichterung darstellen.
Seit kurzem kann im Profil des jeweiligen Vereinsmitglieds zusätzlich unter dem Punkt “Einwilligung Mediennutzung” angegeben werden, ob das Mitglied mit der Verwendung von Medien, auf denen es zu sehen ist, einverstanden ist.
Indem man in der Ansicht nach “Medienfreigabe erlaubt” filtert, sieht man dadurch als Vereinsverwalter direkt, welche Mitglieder die Nutzung von Medien, auf denen sie zu sehen sind, erlauben und welche nicht.
Immer auf dem aktuellen Stand bleiben
Oftmals sind die Kontaktdaten der Mitglieder nicht auf dem aktuellen Stand – denn die Mitglieder müssen dem Verein erst persönlich Bescheid geben, wenn sie beispielsweise umziehen oder ihre Telefonnummer ändern. So passiert es nicht selten, dass Briefe, die an alle Vereinsmitglieder herausgeschickt werden sollen, nicht zugestellt werden können und wieder zum Verein zurückgeschickt werden.
Die Mitglieder von Vereinen, die Vereinsticket nutzen, haben glücklicherweise die Möglichkeit – vorausgesetzt, sie haben sich auf der Plattform angemeldet und ihrem Verein zugeordnet –, ihre Daten selbstständig zu pflegen und aktuell zu halten. Damit werden die Ehrenamtlichen in ihrer Arbeit entlastet und sparen jede Menge Zeit.
Mit einem Mausklick Dokumente erstellen
Ohne “klassische” Dokumente geht es jedoch auch heute nicht. Deshalb kannst du dir mit unserer Mitgliederverwaltung auch in Sekundenschnelle PDF-Dokumente wie SEPA-Lastschriftmandate oder eine Bestätigung der Vereinsmitgliedschaft erstellen.
Dafür wählst du einfach das entsprechende Vereinsmitglied aus und klickst dann unter dem Reiter “Dokumente” auf “Dokument erstellen”. Dort kannst du auswählen, welches Dokument du erzeugen möchtest und kannst das Dokument individualisieren. Anschließend musst du nur noch deine Auswahl bestätigen und schon kannst du dein erzeugtes Dokument herunterladen.
Alle Zahlungen im Blick behalten
Um beispielsweise den Einzug von Mitgliedsbeiträgen zu erleichtern, kannst du in der Mitgliederverwaltung auch die Bankverbindung deiner Mitglieder hinterlegen. Darüber hinaus hast du unter dem Reiter “Abrechnungen” die Möglichkeit alle Zahlungen zwischen einem Mitglied und dem Verein übersichtlich darzustellen.
Aufgaben verteilen für weniger Stress
Im Vereinsticket System können die Vereinsmitglieder einer oder mehreren Mannschaften und Übungsgruppen zugeordnet werden. Auf die Weise lässt sich schneller erfassen, welche Mitglieder wohin gehören.
Will ein Vereinsverantwortlicher beispielsweise eine Veranstaltung nur für Mitglieder der Fußballabteilung planen, kann er die passenden Mitglieder heraussuchen.
Aber kann jedes Mitglied einfach nach Lust und Laune Termine erstellen und löschen oder fremde Personen hinzufügen? Nein, keine Sorge. Vereinsticket arbeitet mit einem ausgefeilten Berechtigungs-Management. Dadurch, dass den Mitgliedern so verschiedene Ermächtigungen gegeben werden können, lassen sich die Aufgaben der Vereinsverantwortlichen auf mehrere Leute übertragen. Somit liegt die Last nicht mehr auf den Schultern einer einzelnen Person.
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Mehr Informationen zum Berechtigungssystem einblenden
Die Person, die den Verein im System anlegt und dann die Krone aufhat, ist der Vereinsverwalter. Derjenige kann aber auch weitere Personen zu Vereinsverantwortlichen machen. Wir empfehlen jedoch, den Personenkreis nicht zu großzügig auszulegen und erst einmal mit klaren Verantwortlichkeiten zu arbeiten.
Zusätzlich dazu können den einzelnen Mitgliedern aber auch verschiedene Berechtigungsstufen verliehen werden. Dabei kann sehr feingliedrig eingestellt werden, wer Zugriff auf welche Vereinsticket Funktionen bekommt.
Veranstaltungen ganz einfach planen und durchführen
Dank Vereinsticket können Vorstandssitzungen, Abteilungsleitersitzungen, Mitgliederversammlungen oder weitere Veranstaltungen, die den gesamten Verein betreffen, abgebildet und die benötigten Personen informiert werden. Diese können sich mit wenigen Klicks an- und abmelden, sodass die Verantwortlichen den Überblick behalten.
Wie das in der Praxis konkret aussehen kann, schildern wir im Folgenden am Beispiel der Trainingsplanung. Die Planung von Trainingseinheiten und Events läuft in vielen Vereinen noch immer über Instant-Messaging-Dienste wie WhatsApp ab, doch dabei geht es oft ziemlich chaotisch zu. Der Trainer will eigentlich nur eine Antwort darauf haben, wer beim nächsten Training anwesend ist, aber anstelle einer Reihe von Zu- oder Absagen erhält er noch dreimal “vielleicht” als Antwort, zwei Leute entscheiden sich in letzter Sekunde nochmal um – und in der Zwischenzeit werden noch diverse andere Nachrichten und Videos reingeschickt. Wie kann man da den Überblick behalten?
Keine Sorge: Die Planung von Trainings und Veranstaltungen lässt sich dank Vereinsticket und der dazugehörigen App VT Fansports auch einfacher regeln!
Vereinsvertreter können im Vereinsticket System ganz einfach einen Termin anlegen – sei es für ein Training, einen Wandertag oder eine sonstige Veranstaltung – und verschiedene Mitglieder dazu einladen.
Mit nur einem Klick können die Mitglieder dann in der VT Fansports App zu- oder absagen. So kann der Vereinsvertreter die für sich relevanten Informationen an einem Ort nachvollziehen.
Dazu gibt es die Möglichkeit termingebundener Chats. Das ist übersichtlicher als ein endloser WhatsApp-Chat und sorgt - mit der Möglichkeit der einfachen An- beziehungsweise Abmeldung - für eine verbesserte Planbarkeit.
Das folgende Video bringt die Vorzüge der Trainingsplanung mit Vereinsticket beziehungsweise der VT Fansports App auf den Punkt:
Digitalisierung als Chance: Entlaste jetzt die Ehrenamtlichen in deinem Verein
Wie du siehst, lassen sich die zahlreichen Herausforderungen, mit denen Vereine im Bereich Mitgliederverwaltung tagtäglich konfrontiert sind, ganz einfach mit einem System lösen. Unsere digitale Komplettlösung ermöglicht es, dass sich die Ehrenamtlichen endlich wieder auf die wesentlichen Dinge konzentrieren können und auch langfristig Spaß an der Vereinsarbeit haben.
Unser System ist werbefinanziert – denn wir arbeiten mit Partnern zusammen, denen der Vereinssport und das Ehrenamt genauso am Herzen liegen wie uns. Dadurch ist Vereinsticket für die Sportvereine komplett kostenlos und wird es auch bleiben. Registriere dich daher gleich und spare künftig Zeit und Nerven bei der Vereinsverwaltung!
