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  • Patrick Hausen
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Kostenlose Mitgliederverwaltung für Sportvereine

Das Vereinswesen in Deutschland steht vor allem für soziales Miteinander und Spaß am Sport. Es lebt von den zahlreichen ehrenamtlichen Helfern, die jeden Tag einen wertvollen Beitrag für die Sportvereine leisten.

Wäre es nicht schön, wenn sich die täglich anfallenden Aufgaben im Bereich der Mitgliederverwaltung nicht mehr wie Arbeit anfühlen würden? Wenn sich die Ehrenamtlichen mit Freude auf das konzentrieren könnten, was das Vereinsleben ausmacht? Du kannst dich freuen: Eine digitale und einfache Lösung, wie du bei der Mitgliederverwaltung Zeit und Nerven sparen kannst, gibt es bereits. Und sie ist sogar kostenlos!

Bisher oft wenig Übersicht und veraltete Lösungen in der Vereinsarbeit

In vielen Vereinen sind die Abläufe und Vorgehensweisen nicht mehr zeitgemäß. Immer wieder berichten uns Mitglieder oder Ehrenamtler, dass in ihren Vereinen vieles nicht richtig abgesprochen ist und meistens sehr spontan und chaotisch geklärt wird. Die freiwilligen Helfer haben unnötig viel Arbeit, weil es keine einheitlichen Regelungen gibt und jede Mannschaft oder Abteilung ihre eigenen Verfahren hat.

Sie erzählen uns, dass sie eigentlich schon länger im Gefühl haben, dass sich etwas ändern muss. Auf Nachfragen erhalten diejenigen, die Neuerungen in Gang setzen möchten, jedoch häufig nur die Antwort: “Aber das haben wir doch immer schon so gemacht.”

Häufig liegt es nicht unbedingt an dem fehlenden Willen der Vereine selbst, sondern an mangelnden Ideen, wie und wo man am besten ansetzen sollte. Viele Softwares für die Mitgliederverwaltung von Vereinen decken nur Teile der Probleme ab oder lassen sich nicht auf alle Sportarten anwenden. Das führt letztlich nur dazu, dass viele verschiedene Plattformen genutzt werden und am Ende immer noch keine Übersichtlichkeit herrscht. Doch Vereinsarbeit kann auch wesentlich einfacher sein!

Vereinsstruktur individuell und ganzheitlich abbilden

Um Vereinen einen Überblick über ihre Abteilungen, Mannschaften und zahlreichen Mitglieder zu geben, wurde schon so manch eine App oder Software entwickelt. Das Problem dabei: Die Vereinsstruktur lässt sich häufig nur nach einem vorgeschriebenen Muster abbilden. Doch wie wir wissen, sind Deutschlands Sportvereine sehr vielfältig und verschieden organisiert.

Innerhalb der Vereinsticket Plattform können die zuständigen Verwalter das Organigramm ihres Vereins ganz einfach abbilden und individuell anpassen.

Von den übergeordneten Abteilungen bis zur kleinsten Trainingsgruppe lässt sich jeder Teil der Vereinsstruktur darstellen und auch jederzeit im Nachhinein ändern. Egal, ob es sich um einen kleinen Angelverein oder einen großen Mehrspartenverein handelt – das Vereinsticket System ist für jeden geeignet.

Mitglieder-Daten übersichtlich und jederzeit abrufbar

Die Mitgliederverwaltung des Vereinsticket Systems ermöglicht es, die Mitgliederlisten und -daten komplett papierlos, nachhaltig und übersichtlich in einem System festzuhalten.

Dort werden sie sicher und DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert. Somit lassen sie sich überall abrufen und können jederzeit in Sekundenschnelle angepasst werden. Man muss sich also keine Sorgen mehr darüber machen, ob die Ordner einem Wasserschaden zum Opfer fallen oder Excel-Listen dank eines kaputten Computers unwiderruflich gelöscht werden.

Ob für die Bestandserhebung, die Planung von vereinsinternen Veranstaltungen oder den Versand von Jahresberichten: Das Mitgliederverzeichnis spielt in allen Bereichen der Vereinsarbeit eine wichtige Rolle. Doch oft verstauben die Mitgliederlisten in alten Ordnern oder sind bestenfalls in diversen Excel-Listen gesammelt – aber auch dann fehlt meist ein richtiger Überblick. Dabei wäre es doch viel effizienter, die Daten überall und jederzeit digital abrufen zu können, oder?

  • Mehr über das Anlegen von Mitgliedern im Vereinsticket System erfahren

    Es gibt verschiedene Wege, die Mitglieder eines Vereins schnell und unkompliziert auf die Vereinsticket Plattform zu holen und dem eigenen Verein hinzuzufügen. Entweder kann ein Vereinsverantwortlicher seine Mitglieder einzeln manuell anlegen. Hier hat derjenige die Wahl, ob er das Mitglied direkt mit all seinen Kontaktdaten anlegt oder nur im Schnellmodus. Oder aber er fügt direkt mehrere Mitglieder auf einmal hinzu, indem er eine bereits vorhandene Liste hochlädt.

    Im Anschluss kann er die Mitglieder per Mail einladen, damit diese sich auf der Plattform registrieren und alle Funktionen des Vereinsticket Systems nutzen können. Vereinsverantwortliche können ihre Mitglieder aber auch über einen Einladungslink mit aufs Feld holen – in dem Fall muss das Mitglied sich nur noch registrieren und ist sofort automatisch dem richtigen Verein zugeordnet. Die Mitglieder können sich aber auch ganz einfach komplett selbst registrieren und sich erst im Anschluss ihrem Verein zuordnen.

Die hinterlegten Mitgliederdaten können in einer speziellen Ansicht zur Pflege und Bearbeitung der Stammdaten sortiert und gefiltert werden. Für alle Vereinsverwalter dürfte das eine große Erleichterung darstellen.

Immer auf dem aktuellen Stand bleiben

Oftmals sind die Kontaktdaten der Mitglieder nicht auf dem aktuellen Stand – denn die Mitglieder müssen dem Verein erst persönlich Bescheid geben, wenn sie beispielsweise umziehen oder ihre Telefonnummer ändern. So passiert es nicht selten, dass Briefe, die an alle Vereinsmitglieder herausgeschickt werden sollen, nicht zugestellt werden können und wieder zum Verein zurückgeschickt werden.

Die Mitglieder von Vereinen, die Vereinsticket nutzen, haben glücklicherweise die Möglichkeit – vorausgesetzt, sie haben sich auf der Plattform angemeldet und ihrem Verein zugeordnet –, ihre Daten selbstständig zu pflegen und aktuell zu halten. Damit werden die Ehrenamtlichen in ihrer Arbeit entlastet und sparen jede Menge Zeit.

Der Menüpunkt Vereinsstatistiken ermöglicht es, sich einen zentralen Überblick über Vereinsmitglieder und Fans mit ausgewählten Kennzahlen zu verschaffen.

Aufgaben verteilen für weniger Stress

Im Vereinsticket System können die Vereinsmitglieder über sogenannte Tags einer oder mehreren Mannschaften und Übungsgruppen zugeordnet werden. Auf die Weise lässt sich schneller erfassen, welche Mitglieder wohin gehören.

Das wird auch in Zukunft noch interessant: Will ein Vereinsverantwortlicher beispielsweise eine Veranstaltung nur für Spieler unter 18 Jahren planen, kann er über bestimmte Filter die passenden Mitglieder heraussuchen.

Aber kann jedes Mitglied einfach nach Lust und Laune Termine erstellen und löschen oder fremde Personen hinzufügen? Nein, keine Sorge. Vereinsticket arbeitet mit einem Berechtigungssystem, das auf verschiedenen Abstufungen basiert. Dadurch, dass den Mitgliedern so verschiedene Ermächtigungen gegeben werden können, lassen sich die Aufgaben der Vereinsverantwortlichen auf mehrere Leute übertragen. Somit liegt die Last nicht mehr auf den Schultern einer einzelnen Person.

  • Mehr Informationen zum Berechtigungssystem einblenden

    Die Person, die den Verein im System anlegt und dann die Krone aufhat, ist der Vereinsverwalter. Derjenige kann aber auch weitere Personen zu Vereinsverantwortlichen machen. Wir empfehlen jedoch, den Personenkreis nicht zu großzügig auszulegen und erst einmal mit klaren Verantwortlichkeiten zu arbeiten.

    Zusätzlich dazu können den einzelnen Mitgliedern aber auch verschiedene Berechtigungsstufen in Bezug auf einzelne Mannschaften und Gruppen verliehen werden. Die Bronze-Stufe ist für die normalen Mitglieder und Fans gedacht. Für Vorstandsmitglieder sowie für Trainer oder Betreuer gibt es die Goldstufe. Mitglieder mit dieser Stufe verfügen über mehr Möglichkeiten als Bronze-Mitglieder, was wiederum unter anderem für die nächsten Punkte relevant wird.

Training und Veranstaltungen ganz einfach planen und durchführen

Die Planung von Trainingseinheiten und Events läuft in vielen Vereinen noch immer über Instant-Messaging-Dienste wie WhatsApp ab, doch dabei geht es oft ziemlich chaotisch zu. Der Trainer will eigentlich nur eine Antwort darauf haben, wer beim nächsten Training anwesend ist, aber anstelle einer Reihe von Zu- oder Absagen erhält er noch dreimal “vielleicht” als Antwort, 2 Leute entscheiden sich in letzter Sekunde nochmal um – und in der Zwischenzeit werden noch diverse andere Nachrichten und Videos reingeschickt.

Wie kann man da den Überblick behalten? Doch die Planung von Trainings und Veranstaltungen lässt sich auch einfacher regeln:

Die Vereinsvertreter können im Vereinsticket System ganz einfach einen Termin anlegen – sei es für ein Training, einen Wandertag oder eine sonstige Veranstaltung – und verschiedene Mitglieder dazu einladen. Mit nur einem Klick können die Mitglieder dann in der VT Fansports App zu- oder absagen. So kann der Vereinsvertreter die für sich relevanten Informationen an einem Ort nachvollziehen.

Das geht deutlich schneller und übersichtlicher als per WhatsApp-Chat, und sorgt zudem für eine verbesserte Planbarkeit.

Übrigens erinnert das System den Verein auch an anstehende Geburtstage und Jubiläen der Mitglieder. In Zukunft wird also kein wichtiges Event mehr vergessen!

Schnelle und papierlose Anwesenheitskontrolle

Unter den Umständen der derzeit herrschenden Pandemie müssen beim Training alle Anwesenden erfasst werden. In vielen Fällen wird das momentan noch über Papierlisten geregelt. Doch die gehen gerne mal verloren oder man vergisst, einen Kugelschreiber mitzunehmen.

Aber auch das ist kein Problem. Im Gegenteil: Im Idealfall sind nämlich alle Mitglieder des Vereins im Vereinsticket System registriert und haben dort schon ihre Kontaktdaten hinterlegt. Vor Ort müssen die Trainer dann also nur noch in Sekundenschnelle mithilfe der App VT Verein abhaken, welche Spieler anwesend sind.

Doch auch nach Corona bleibt die Anwesenheitskontrolle ein wichtiges Tool – etwa bei größeren Veranstaltungen oder wenn es darum geht, die Trainingsbeteiligung zu erfassen. Das Vereinsticket System bietet für solche Fälle eine datenschutzkonforme, nachhaltige und vor allem deutlich schnellere Lösung.

Digitalisierung als Chance: Entlaste jetzt die Ehrenamtlichen in deinem Verein

Wie du siehst, lassen sich die zahlreichen Herausforderungen, mit denen Vereine im Bereich Mitgliederverwaltung tagtäglich konfrontiert sind, ganz einfach mit einem System lösen. Unsere digitale Komplettlösung ermöglicht es, dass sich die Ehrenamtlichen endlich wieder auf die wesentlichen Dinge konzentrieren können und auch langfristig Spaß an der Vereinsarbeit haben.

Unser System ist werbefinanziert – denn wir arbeiten mit Partnern zusammen, denen der Vereinssport und das Ehrenamt genauso am Herzen liegen wie uns. Dadurch ist Vereinsticket für die Sportvereine komplett kostenlos und wird es auch bleiben. Registriere dich daher gleich und spare künftig Zeit und Nerven bei der Vereinsverwaltung!

Grafik Vereinsverwaltung
Jetzt registrieren und Vereinsticket nutzen
Falls du noch Fragen zu unserem Vereinsticket System oder zur Registrierung hast, melde dich gerne unter der folgenden Nummer bei unserem Support Team: 06581 839 839 0.

  • Emma Stötzel Total Fansports
  • Lucas Thinnes Total Fansports
  • Philipp Stüber EURESA
  • Tobias Wagner EURESA
Oder schau dir in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung an, wie du deinen Verein anmelden kannst.

Mindestens genauso interessant: Unsere Webinare, in deren Rahmen du die Vereinsticket Plattform "live" kennenlernst.

Ganz zum Schluss haben wir noch einen Tipp: Dank Vereinsticket kannst du dir pünktlich zur neuen Saison einen eigenen Ticketshop für deinen Verein erstellen. Darüber sichern sich Anhänger deiner Mannschaften ihre Tickets und geben dabei ihre Kontaktdaten an. Am Eingang zum Sportgelände werden die Tickets lediglich kontaktlos gescannt.


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