So organisierst du eine Vereinsfeier
Sie ist ein ganz besonderer Höhepunkt im Vereinsalltag und bietet die Möglichkeit, dass alle fester zusammenwachsen. Die Vereinsfeier ist so vielfältig wie ihre Veranstalter. Trotzdem gibt es einige Dinge, die du bei der Planung beachten solltest.
Was sind die ersten Schritte?
Es steht fest: Eine Vereinsfeier soll organisiert werden. Wo fängt man am besten an? Gute Planung am Anfang erspart dir viel Stress hinterher. Deshalb solltest du eine Veranstaltung erst ankündigen, anmelden und anpreisen, wenn einige Punkte geklärt sind. Der erste Schritt ist dabei die Suche nach einem geeigneten Ort. Ein Datum kann grob angepeilt werden, aber bevor nicht klar ist, wo du feiern willst, sollte es auch noch keine festen Zusagen geben. Das endet nur in Stress.
Du solltest dich jedoch auf einige mögliche Daten festlegen, um die Verfügbarkeit bei der Location abzuklären. Bei der Wahl des Veranstaltungsortes solltest du auch darauf achten, dass er für Rettungskräfte gut erreichbar ist, sollte etwas passieren. Das gilt auch für den Brandschutz. Achte darauf, dass die elektrischen Anlagen den VDE-Bestimmungen (Verband der Elektrotechnik Elektronik Informationstechnik e.V.) entsprechen.
Solltest du in einer Scheune oder einem Schuppen feiern, musst du Maßnahmen treffen, um möglichen Gefahren vorzubeugen. Das offene Feuer neben dem Heu muss also wegfallen. Auch solltest du dafür sorgen, dass im Falle eines Brandes Feuerlöscher in der Nähe von Gefahrenquellen stehen.
Vorsicht ist hier die Mutter der Porzellankiste. Alles passt? Dann kannst du dich um die Anmeldung bei deiner Kommune kümmern und ein Datum festlegen.
Ist die Feier eine offene oder geschlossene Veranstaltung?
Bei der Anmeldung der Feier solltest du außerdem wissen, ob das Ganze eine offene oder geschlossene Veranstaltung sein soll. Grob gesagt fällt alles unter “offen”, was auch für nicht geladene Gäste zugänglich ist, wie z.B. ein Dorffest oder eine Veranstaltung mit freiem, unbegrenztem Eintritt.
Eine “geschlossene” Gesellschaft ist im Gegensatz dazu nicht öffentlich zugänglich. Personen ohne Einladung werden abgewiesen, dazu gehört z.B. eine Hochzeit oder ein Konzert.
Was musst du bei Essen & Getränken beachten?
Damit auch die kulinarischen Bedürfnisse deiner Gäste nicht zu kurz kommen, solltest du dir überlegen, vielleicht für Essen und Getränke zu sorgen. Sobald alkoholische Getränke und frisch zubereitete Speisen im Spiel sind, brauchst du dafür eine sogenannte Gaststättenerlaubnis.
Die Genehmigung muss du spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung beantragen. Das passiert meistens auch bei den Kommunen. Viele von ihnen haben auch Vorlagen, an denen du dich orientieren kannst.
Außerdem musst du dich an die geltenden Hygienevorschriften halten. Sorg dafür, dass es Kühlmöglichkeiten für verderbliche Lebensmittel und Getränke gibt und informier dich über die Kennzeichnungspflicht für Allergiker.
Wenn du wiederverwendbares Geschirr verwendest, kümmere dich um einen Spülbereich, in dem entweder mit einer Maschine (bei großen Mengen) oder per Hand (bei kleinen Mengen) gespült wird. Die genauen Vorschriften können regional unterschiedlich sein, deine Gemeinde oder Stadt sollte aber Leitfäden besitzen, an denen du dich orientieren kannst.
Denk außerdem daran, den Jugendschutz einzuhalten. Das gilt nicht nur in Bezug auf Alkohol, sondern auch z.B. ob Minderjährige von ihren Erziehungspersonen begleitet werden sollen oder nicht.
Was musst du bei Musiknutzung beachten?
Auch die Musiknutzung ist ein wichtiges Thema. Wenn du Musik öffentlich abspielst, fallen möglicherweise GEMA (Die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) Gebühren an. Im ersten Schritt ist es hier nicht wichtig, ob die Veranstaltung kostenlos und der Verein ehrenamtlich ist.
Es gibt zwar Umstände, unter denen die Gebühren wegfallen, das passiert aber in weniger Fällen als man denkt. Zum Glück kannst du auf der Website der GEMA anhand von Angaben zur Veranstaltung den passenden Tarif für dich finden.
Wie kannst du dich gegen Haftung absichern?
Obwohl du dein Bestes gibst, kommt es manchmal zu unvorhergesehen Ereignissen. Für diesen Fall solltest du dafür sorgen, dass du versichert bist. Achte darauf, dass du eine Versicherung besitzt, die dich im schlimmsten Fall schützt. Vereine besitzen oft bereits eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung, aber informier dich genau, was und wie viel abgedeckt wird.
Gegebenenfalls lohnt es sich, eine neue Veranstalterhaftpflichtversicherung abzuschließen, in der bestimmte Vorfälle abgedeckt sind, die der Verein ansonsten nicht braucht, aber bei der Veranstaltung praktisch wären.
