So führst du eine Mitgliederversammlung richtig durch

Kein Verein kann ohne seine Mitglieder. Das weiß auch der Staat. Deshalb verpflichtet er Vereine dazu, ihren Mitgliedern gegenüber regelmäßig Rechenschaft abzulegen. Aber die Mitgliederversammlung bedeutet viel Arbeit. Hier haben wir einige Tipps gesammelt, damit das Vereinsherz weiter schlägt, und kein Herzinfarkt eintritt.

Wir sind keine Juristen und der folgende Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar, auch wenn er nach bestem Wissen und Gewissen verfasst wurde.

Wie bereite ich die Versammlung vor?

Die Vorbereitung für eine Mitgliederversammlung beginnt beim Schreiben der Satzung. Hier kann jeder Verein festlegen, wie oft die Versammlung stattfinden soll, wie die Mitglieder eingeladen werden, ob sie hybrid passieren kann, welche Mehrheiten für Änderungen gebraucht werden und wer wie wählt. Deshalb ist es sehr wichtig, schon hier zu wissen, was von einer Versammlung erwartet wird. Eine gute Satzung sorgt dafür, dass alle Fragen geklärt sind, bevor jemand sie stellt.

Wie wichtig es ist, in der Planung vorrausschauend zu planen zeigt die neuen Regelungen bezüglich virutellen und hybriden Mitgliederversammlungen: Seit 2023 gibt es neue Regeln für virtuelle (alle sind online) und hybride (ein Teil ist vor Ort, ein Teil ist online) Mitgliederversammlungen. Sollte dein Verein planen, virtuelle Mitgliederversammlungen zu erlauben, muss sich dein Verein aber ein letztes Mal in Person (oder hybrid) treffen, um als Mitgliederversammlung mit einem Beschluss diesem Wunsch kundzutun. Wenn du eine hybride Versammlung durchführen möchtest, benötigst du dafür keinen Beschluss. In diesem Fall reicht die Entscheidung des Vorstands.

Worauf muss ich bei der Einladung achten?

Wenn die Satzung nichts anderes sagt, werden zu einer Mitgliederversammlung alle Vereinsmitglieder eingeladen. Dabei ist es egal, ob das Mitglied z.B. aktiv ist oder ein Ehrenmitglied. Einladungen müssen früh genug geschickt werden, damit die Mitglieder realistisch planen können. Normalerweise wird die genaue Zeitspanne in der Satzung festgelegt. Die Rechtsprechung gibt momentan mindestens 2 Wochen als Maßstab vor.

Wichtig!

Beachte die Deadlines! Bei den Einladungen zählt nicht der Poststempel, sondern das Ankommen des Briefes. Wenn also die Einladung am 17.09. da sein muss, müssen die Mitglieder sie am 17.09. in den Händen halten (oder im E-Mail-Postfach haben).

Bei der Ortswahl musst du beachten das alle Mitglieder ihn gut erreichen können. Denk dabei auch an Parkplätze und Barrierefreiheit.

Wie läuft eine Mitgliederversammlung ab?

Nachdem erfolgreich die Mitgliederversammlung organisiert wurde, muss sie jetzt durchgeführt werden. Das übernimmt die sogenannte Versammlungsleitung. Wer das ist, legt entweder die Satzung fest oder die Person wird am Anfang der Versammlung bestimmt. Ihre Aufgabe ist es, die Versammlung zu eröffnen und zu führen, darauf zu achten, dass alle beim Thema bleiben und zu schauen, das alle drankommen.

Außerdem muss ein Protokoll angelegt werden. In welcher Form, das regelt die Satzung. Es erlaubt auch fehlenden Personen auf dem neuesten Stand zu bleiben und gibt Sicherheit bei Nachfragen.

Wie viele Mitglieder brauche ich für Abstimmungen?

Während ein Verein die Pflicht hat, eine Mitgliederversammlung zu organisieren, müssen Mitglieder nicht hingehen. Damit trotzdem Anträge beschlossen werden können, hier alles Wichtige im Schnelldurchlauf:

Abstimmungen laufen grundsätzlich nach dem Prinzip der relativen Mehrheit, außer die Satzung sagt etwas anderes
Wenn die Satzung geändert werden soll, müssen ¾ der Mitglieder dafür sein, außer die Satzung sagt etwas anderes
Wenn der Verein aufgelöst werden soll, müssen ¾ der Mitglieder dafür sein, außer die Satzung sagt etwas anderes
Wenn der Vereinszweck geändert werden soll, müssen alle Mitglieder dafür sein, außer die Satzung sagt etwas anderes
das Gesetz sagt mindestens 1/10 der Mitglieder können zusammen verlangen, dass eine Sitzung außerhalb des normalen Rhythmus abgehalten wird. In der Satzung kann jeder Verein festlegen, wie hoch der Anteil sein muss, er darf aber nicht mehr als die Hälfte der Mitglieder verlangen

Schon gewusst?

Minderjährige Mitglieder dürfen wählen, wenn mit dem Vereinseintritt auch die Zustimmung der Eltern zur Ausübung des Stimmrechts eingeholt wurde. Das gilt nicht für Kinder unter sieben Jahren. Die Satzung regelt hier das Mindestalter. Wenn ein Verein Jugendliche erst ab achtzehn abstimmen lässt, aber viele Minderjährige als Mitglieder hat, sollte geschaut werden, dass es andere Kanäle gibt, wie die Jugendlichen einbringen können.

Ehrenamt, Vereinsarbeit, Vereinswissen