Einsatzplanung: Helfer- und Standdienste effizient organisieren
Vereine tun eine Menge fürs Gemeinwohl, auch und gerade hinsichtlich der Organisation und Veranstaltung von sportlichen Events, aber auch Festen und Feiern. Zahlreiche ehrenamtliche Helfer*innen leisten Standdienste, packen beim Auf- und Abbau mit an und bringen sich anderweitig ein, damit die Besucher*innen eine schöne Zeit haben (und die Vereinskasse klingelt).
Helferdienste zu organisieren, kostet oftmals viel Zeit
Die Helferdienste zu organisieren, ist eine wichtige, oft aber auch zeitraubende Aufgabe mit vielen Telefonaten und Mails. Wir verraten dir im Folgenden, wie die Einsatzplanung für Feste und weitere Vereinsveranstaltungen einfach und effektiv gelingt.
Spiel den Ball an die Helfer*innen
Statt eine Liste zu führen und die Helfer*innen zu fragen, wer wann wo anpacken kann, solltest du die benötigten Dienste auflisten, sodass sich die Freiwilligen “nur” noch eintragen brauchen. Dann sieht man auch auf einen Blick, wo noch Helfer*innen benötigt werden und welche Schichten voll besetzt sind. Das machen auch zahlreiche Vereine so, oftmals allerdings in Papierform.
Freiwilligendienste online organisieren
Damit jede*r jederzeit von überall den Überblick hat, welche Dienste und Schichten es überhaupt gibt und wo noch helfende Hände benötigt werden, empfiehlt sich eine digitale Lösung. Eine solche ist Vereinsticket. Damit können sich Sportvereine kostenfrei einen Online-Ticketshop erstellen, der sowohl per Link über das Web als auch über die VT Fansports App zugänglich ist.
Der Ticketshop lässt sich zur Organisation von Veranstaltungen und Einsatzplänen nutzen, denn: Jeder Dienst lässt sich damit abbilden, inklusive Datum und Zeitfenster und – ganz wichtig – der benötigten Helferzahl. Eine Überbelegung eines Dienstes ist somit nicht möglich; sobald eine Schicht voll ist, wird sie rot markiert und es kann sich niemand mehr dafür anmelden (bzw. wird in der App nicht mehr angezeigt).
Die Schichten, die noch nicht besetzt sind, sind grün markiert und damit für jede*n direkt ersichtlich. Wer sich anmelden will klickt darauf, gibt seinen Namen und seine Kontaktdaten an (bei Anmeldung über die App ist dies nicht nötig) und schon weiß der Sportverein, wer den Dienst übernimmt. Die Helfer erhalten wiederum eine Bestätigung, aus der genau hervorgeht, welche Schicht sie wann haben.
Der Screenshot zeigt, wie die Helferdienste in der VT Fansports App abgebildet werden können. Sie sind über die Seite des jeweiligen Vereins (hier der RSG Saarburg) zu finden.
Wer sich für einen Dienst interesiert, kann sich mit mit wenigen Klicks dafür anmelden.
Du hast die VT Fansports App noch nicht installiert?
Praxis-Beispiel: Dienstplan für die Saarburger Reitertage
Die RSG Saarburg veranstaltet jährlich ein mehrtägiges Event, dessen Bedeutung für den Verein kaum zu überschätzen ist:
Unsere Saarburger Reitertage sind die wesentliche Säule unseres Vereins. Ein tolles Event für uns mit einem ganz wichtigen Ergebnis: Es ermöglicht am Ende, den Verein am Leben zu erhalten. Hier treffen Ehrenamt und Sport zusammen: viele Vereinsmitglieder und Freunde als Helfer und Reitsport auf den Plätzen. Auch dieses Jahr bringt jede Helfereinheit uns weiter und ermöglicht ehrenamtlich, dass der Verein lebt. Deshalb bitten wir alle, die uns unterstützen möchten, sich in den Plan einzutragen. Wie letztes Jahr kann jeder sich selbst den Dienst heraussuchen über die tolle Plattform von Vereinsticket.
Für die mehrtägige Veranstaltung mit Hunderten Reiter*innen und Tausenden Besucher*innen benötigt der Sportverein viele helfende Hände. Bei der letzten Auflage kamen rund 1.500 Helferstunden zusammen, die sich auf etwa 120 Ehrenamtliche verteilten, wie uns RSG Saarburg Vorständin Nina Sauerwein im Vereinstalk erzählte.
In dem Interview betont sie auch, warum ihr Verein seit dem vergangenen Jahr sämtliche Helferpläne über Vereinsticket organisiert: Die Ehrenamtlichen können sich vor dem Event für ihre Schichten anmelden und jederzeit nachschauen, wann und wo sie im Einsatz sind. Niemand muss einen Plan füllen und Leuten hinterherlaufen, da jede(r) sich per Handy selbst eintragen kann.
Die folgende Grafik zeigt, wie der Helferplan der RSG Saarburg für die Reitertage 2023 im vereinseigenen, über Vereinsticket erstellten Ticketshop aussieht:
Mit Vereinsticket abgebildeter Dienstplan für die Reitertage 2023
Mach dir die Vereinsarbeit leicht
Wenn du die Dienstpläne für deinen Verein zeitgemäß abbilden willst, dann melde dich gleich telefonisch unter 06581 839 839 0 oder über einen unserer weiteren Support-Kanäle bei uns. Gerne erläutern wir dir, wie du die für (Amateursport-)Vereine kostenfreie Vereinsticket Lösung nutzen kannst, um es potenziellen Helfer*innen möglichst einfach zu machen, sich anzumelden. Und wie du dadurch selbst Zeit und Nerven sparst.
