Einsatzplanung: Helfer- und Standdienste effizient organisieren

Jeden Mai pilgern zu den Saarburger Reitertagen über 5.000 Menschen zum Reitstadion Kammerforst der RSG Saarburg. Schon seit fast 60 Jahren lockt das große Reit-Event Teilnehmer:innen und Zuschauer:innen aus Rheinland-Pfalz, dem Saarland und Luxemburg an.

Für diese Großveranstaltung benötigt der Verein eine Menge helfende Hände. Allein bei der Auflage im Jahr 2022 kamen laut Organisatorin Nina Sauerwein rund 1.500 Helferstunden von rund 120 ehrenamtlichen Helfer:innen zusammen.

Eine solche Menge an Helfer:innen muss natürlich auch irgendwie koordiniert werden. Dazu entschied sich die RSG Saarburg für eine kreative Lösung. Wie der Verein aus Saarburg unser Ticketsystem für die Erstellung der Dienstpläne genutzt hat, erklären wir dir im folgenden Text.

Online-Anmeldung für Helferdienste

Damit die Schichten für die einzelnen Dienste im Vorfeld transparent online vergeben werden konnten, erstellte sich die RSG Saarburg über unser Ticketsystem einen eigenen Ticketshop. In diesem Shop stellten sie die einzelnen Schichten als Termine ein und begrenzten die Anzahl an verfügbaren Tickets auf die benötigte Zahl an Helfer:innen.

Die Helfer:innen konnten dadurch sofort sehen, bei welchen Schichten noch helfende Hände benötigt wurden und sich online für ihre gewünschte Schicht eintragen. Im Anschluss an ihre Anmeldung hatten sie dadurch einen einfachen Überblick, bei welchen Schichten sie im Einsatz sind.

Mit Vereinsticket abgebildeter Dienstplan für die Reitertage 2023

Gleichzeitig bedeutete die Online-Anmeldung für die Helferdienste für den Verein einen deutlich geringeren Organisationsaufwand, da das Ausfüllen des Helferplans und die Vergabe der einzelnen Dienste so nicht händisch durch eine oder mehrere Personen durchgeführt werden musste, sondern sich die Helfer:innen selbst eintragen konnten.

Vom Feriencamp zum Groß-Event: Ticketing für alle Vereine

Vereinsticket ermöglicht Vereinen aller Größen und Sparten online Tickets für ihre Veranstaltungen zu verkaufen. Dabei ist von der Anmeldung für Feriencamps über den Dauerkartenvorverkauf für die Heimspiele während einer regulären Saison bis hin zur Organisation großer Events mit mehreren Tausend Zuschauenden alles möglich.

Das Besondere: Um auch kleinen Vereinen den Zugang zum Online-Ticketing möglich zu machen, kann unser Ticketsystem aktuell bis zu einem monatlichen Umsatz von 10.000€ und einem jährlichen Umsatz von 60.000€ von Sportvereinen sogar kostenfrei genutzt werden. Kontaktiere am besten direkt unseren Support und überzeuge dich selbst davon, wie Vereinsticket auch deinem Verein weiterhelfen kann.