Einfache Vereinskommunikation per App

Kommunikation ist alles – das gilt vor allem im Vereinssport. Nicht nur auf, sondern auch neben dem Platz müssen immer wieder neue Informationen, Ideen und Pläne ausgetauscht werden. Es kann jedoch gerade bei größeren Vereinen schnell schwierig werden, alle relevanten Personen zu erreichen. Das ist jedoch weitaus wichtiger, als oftmals angenommen wird, wie uns Kommunikationswissenschaftler Tobias Pöschl im Interview verraten hat:

Ohne eine zielgerichtete und klare interne Kommunikation sind viele Vorgänge im Verein schon vorab zum Scheitern verurteilt. Die interne Kommunikation ist (...) kein Nice-to-have, keine Einbahnstraße und auch kein schmückendes Beiwerk, sondern trägt maßgeblich zum Erfolg eines Vereins und zu einer positiven Vereinskultur bei.

Anzeichen guter interner Kommunikation

Dementsprechend stellt sich die Frage, was genau gute interne Kommunikation ist und wie man diese sicherstellen kann. Dafür hat Pöschl die folgenden Anzeichen für gute interne Kommunikation zusammengestellt:

• Informationen kommen rechtzeitig bei den Mitgliedern an, die auf die jeweiligen Infos angewiesen sind
• Die Vereinsleitung ist sichtbar und erreichbar
• Der Verein vermittelt Wertschätzung und fördert das Engagement der Mitglieder
• Veränderungsprozesse und Probleme werden adressiert und kontinuierlich begleitet
• Mitglieder werden bei (wichtigen) Entscheidungen einbezogen und können sich über verschiedene Kommunikationswege schnell und einfach einbringen

Wie kommuniziere ich effektiv mit meinen Mitgliedern?

Generell gibt es nicht den einen richtigen Weg, um mit den eigenen Mitgliedern zu kommunizieren. Gerade da Vereine sehr unterschiedlich in ihrer Größe und Struktur sind, machen für verschiedene Vereine verschiedene Kommunikationswege Sinn. Während in kleineren Vereinen ein Großteil der Kommunikation vielleicht noch auf direktem Wege erfolgen kann, ist das spätestens bei großen Mehrspartenvereinen keine Option mehr.

Hier greifen Vereine immer öfter mittlerweile auf WhatsApp-Gruppen zurück, um die Kommunikation mit ihren Mitgliedern zu erleichtern. Auch das ist jedoch bei weitem keine ideale Lösung: Datenschutzbedenken, eine Flut an Nachrichten und die Tatsache, dass die Mitglieder ihre Handynummer mit allen anderen Gruppenmitgliedern teilen, machen WhatsApp gerade für große Vereine eher unpraktisch.

Vereinskommunikation neu gedacht

Eine praktikablere Lösung für die interne Kommunikation im Verein können wir dir mittlerweile in der Vereinsticket App anbieten: Mit der neuen Chat-Funktion kannst du dich dort mit allen Vereinsmitgliedern austauschen, ohne dass die Mitglieder ihre Handynummer preisgeben müssen.

Für die einzelnen Abteilungen oder bestimmte Themengebiete, kannst du dabei verschiedene Threads erstellen, damit du bei der Kommunikation immer die richtigen Leute erreichst. Eine Antwort-Funktion erleichtert die Übersicht und sorgt dafür, dass Informationen an der richtigen Stelle landen. Durch die Erwähnungs-Funktion hast du dabei auch die Möglichkeit, einzelne Mitglieder direkt anzusprechen.

In der Praxis kann das am Ende so aussehen, dass du in einem großen Mehrspartenverein neben einem großen Thread für den Gesamtverein auch viele weitere Threads für die einzelnen Sparten, sowie beispielsweise für den Vorstand oder einzelne Mannschaften anlegen kannst.

Wenn du die einzelnen Abteilungen deines Vereins zuvor bereits in unserer Mitgliederverwaltung hinterlegt hast, brauchst du dabei nicht für jeden Thread einzeln jedes Mitglied herauszusuchen, sondern du kannst einfach einzelne Abteilungen einem Thread zuordnen. Das erleichtert dir auch die Arbeit, wenn anschließend neue Mitglieder hinzukommen. Sobald das neue Mitglied in der Mitgliederverwaltung nämlich der entsprechenden Abteilung zugeordnet wurde, wird es auch automatisch in alle Chats aufgenommen, in denen diese Abteilung involviert ist.

Termingebunden kommunizieren

Ohne direkte Kommunikation geht es im Verein trotz der besten Tools natürlich trotzdem nicht. Gerade bei wichtigeren Themen kann es auch sinnvoll sein, einen Termin festzulegen, an dem das entsprechende Thema diskutiert wird. Um dies zu erleichtern, bietet dir die Vereinsticket App neben den Chats auch das Anwesenheitsmanagement. Dort kannst du Termine anlegen und deine Vereinsmitglieder zu- und absagen lassen.

Damit die Mitglieder bereits im Vorfeld über den Termin informiert sind, kannst du nicht nur Informationen wie Datum, Ort und Uhrzeit, sondern auch weitere Informationen in der Terminbeschreibung hinterlegen. Außerdem beinhaltet jeder Termin einen eigenen termingebundenen Chat, in dem Informationen rund um den Termin ausgetauscht werden können.

Das Anwesenheitsmanagement eignet sich dabei nicht nur für Mitgliederversammlungen oder organisatorische Termine, sondern kann auch für die Organisation von Trainings oder Spielen bzw. Wettkämpfen genutzt werden.