Neue Abteilung im Verein gründen: Das musst du beachten

Für die Gründung einer neuen Abteilung im Verein braucht es nicht viel. Einfach einen Antrag an den Vorstand stellen und auf die Bestätigung warten und schon hast du theoretisch eine eigene Abteilung gegründet. In der Realität liegt hier aber oft gar das Problem. Denn während die Gründung einer Abteilung meistens recht schnell geht, knirscht es dann im täglichen Betrieb. Deshalb erklären wir dir hier, worauf du achten musst:

Wie Gründe ich eine neue Abteilung?

Abteilungen werden meistens aus einem Wunsch nach einem erweiterten Programm gegründet. Das kann entweder eine ganz neue Sportart sein, oder aber auch eine neue Mannschaft in einer Jugend- oder Altersklasse die davor noch nicht angeboten wurde. Wir haben bereits einen Artikel darüber veröffentlicht, wie Vereine selber eine E-Sport Abteilung gründen können.

Egal aus welchem Grund du eine neue Abteilung gründen möchtest, der Ablauf bleibt gleich. Nach einer formalen Anmeldung beim Vorstand kann die Gründung entweder vom Vorstand allein, oder durch eine Mitgliederversammlung genehmigt werden.

Wie genau das in deinem Verein abläuft wird in der Satzung festgelegt. Der Antrag sollte neben den genauen Zielen der Abteilung auch einen Überblick über geplante Aktivitäten und das benötigte Budget beinhalten.

Neben dem internen Prozess gibt es auch noch einen externen Prozess bei Vereinen, die Teil eines Landesverbandes sind. So müssen z. B. Sportverbände sich bei dem zuständigen Landessportverband melden damit dieser den zuständigen Sportkreis und Verband informiert.

Wenn keine der beteiligten Parteien innerhalb von 6 Wochen Einspruch gegen die Gründung erhebt, wird die neue Abteilung anerkannt. Ein Beispielformular für diesen Schritt findest du z. B. beim Landessportbund Hessen.

Wie selbstständig ist eine Abteilung?

Die meisten Reibereien zwischen deinem Verein und deiner neuen Abteilung können dadurch entstehen, dass die Frage der Eigenständigkeit nicht frühzeitig geklärt wird. Tatsächlich gibt es in vielen Vereine Abteilungen, die so selbstständig handeln, dass sie faktisch wie ein sogenannter “nichtrechtsfähiger Verein” im Verein sind. Sie können damit auch als Zweigverein bezeichnet werden. 

Gleichzeitig hat deine Abteilung, zumindest am Anfang, oftmals nicht die Freiräume wie ein Zweigverein. Um zu entscheiden, ob eine Abteilung als Zweigverein oder als nicht selbstständige Abteilung agieren soll, solltest du die wichtigsten Unterschiede kennen.

Was macht eine unselbstständige Abteilung aus?

Von einer unselbstständigen Abteilung kannst du sprechen, wenn die Abteilung vor allem intern im Verein in Aktion ist. Eine Abteilung, egal ob selbstständig oder unselbstständig, muss immer an einen Hauptverein gekoppelt sein. Dieser ist auch die juristische Person der Abteilung, es gibt z. B. keinen extra Eintrag im Vereinsregister. Das Hauptmerkmal einer unselbständigen Abteilung ist deshalb, dass es keine Eigenständigekeit in Abgrenzung zum Hauptverein gibt.

Die Abteilung hat kein eigenes Vermögen und auch keine Befugnis Verträge zu schließen. Auch unterhält die Abteilung keine eigenen Mitglieder, wenn du Mitglied der Abteilung sein möchtest, musst du in den Hauptverein selbst eintreten. Hinzu kommt, dass die Haftung für eine Abteilung immer beim Vorstand bleibt.

Sollte gegen eine Abteilung geklagt werden, läuft diese Klage immer über den Hauptverein. Und wenn ein Hauptverein gegen eine Abteilung juristisch vorgeht, wird der Abteilungsvorstand nur in seiner Funktion als Mitglied belangt werden und nicht als selbstständige juristische Person.

Solange durch die Satzung der Abteilung kein extra Freiraum in Sachen Finanzen eingeräumt wird, ist es auch am besten, wenn es nur eine Kasse, ein Konto und eine Buchführung gibt. Daraus resultiert auch, dass es nur eine einheitliche Steuererklärung geben muss.

Wenn eine Abteilung jedoch mehr Freiraum besitzen soll, kannst du darüber nachedenken ein Unterkonto oder Kasse für sie einzurichten. Damit entlastest du den Hauptkassierer des Vereins. Jedoch ist es hier sehr wichtig, dass die Kassen regelmäßig überprüft und mit der Hauptkasse konsolidiert werden.

Wenn du deiner Abteilung aber ein bisschen mehr Handlungsspielraum einräumen möchtest, ohne gleich eine selbstständige Abteilung ins Leben zu rufen, solltest du darüber nachdenken dem Abteilungsvorsitzenden für bestimmte Zwecke per Satzung als sogenannten “besonderen Vertreter” (§30 BGB) zu benennen oder eine Vollmacht zu erteilen.

Was macht eine selbstständige Abteilung aus?

Grob gesagt liegt der größte Unterschied zwischen einer selbständigen und einer unselbstständigen Abteilung in ihrer Unabhängigkeit vom Hauptverein. Diese Art von Abteilung ist selbstständig in ihrem Auftritt in der Öffentlichkeit, besitzt ein eigenes Vermögen und damit normalerweise auch ein eigenes Steuersubjekt.

Den letzten Teil solltest du aber unbedingt mit deinem Finanzamt klären, auch um zu verhindern, dass z. B. die Gemeinnützigkeit des Hauptvereins durch eine Abteilung gefährdet wird.

Laut einem BGH Urteil von 1984 kann eine Abteilung als selbstständig angesehen werden, wenn “die Untergliederung eine körperschaftliche Verfassung besitzt, einen Gesamtnamen führen, vom Wechsel ihrer Mitglieder unabhängig sei und neben ihrer unselbständigen Tätigkeit für den Hauptverein Aufgaben auch eigenständig wahrnehmen [kann]”

Zwar muss auch eine selbstständige Abteilung sich immer noch dem übergeordneten Zweck und Gesetzen des Hauptvereins beugen, ist aber in vielerlei Hinsicht deutlich unabhängiger von ihm. So kann die Abteilung auch selbstständig Verträge abschließen, oder auch klagen (und natürlich auch verklagt werden). Mitglieder der Abteilung sind aber immer noch durch eine gestufte Mehrfachmitgliederschaft an den Hauptverein gebunden.

Eine Abteilungsordnung muss weder eine selbstständige noch unselbstständige Abteilung besitzen, doch besonders einer selbständigen Abteilung wird es empfohlen. Gleichzeitig birgt eine zu große Unabhängigkeit der Abteilung auch ihre Tücken.

In Haftungsfragen kann es zu sogenannten Haftungsverschiebungen kommen: bei einem nichtrechtsfähigen Verein kann der Vorstand (in diesem Fall der Abteilungsvorstand) schnell persönlich in die Haftung einbezogen werden. Um das zu verhindern, sollte dringend in der Satzung vorab geklärt werden, welche Befugnisse der Abteilung zuteilwerden.

Wie wird eine Abteilung aufgelöst?

Egal ob selbstständig oder unselbstständig, eine Abteilung kann sich nicht selbst auflösen. Bei einer selbstständigen Abteilung kann jedoch der Antrag in der eigenen Mitgliederversammlung eingebracht werden und dann an den Vorstand des Hauptvereins weitergeleitet werden.

Dieser muss den Antrag dann nur noch bestätigen, entweder selbst oder durch eine Mitgliederversammlung. Wenn sich jedoch der Hauptverein selber auflöst, lösen sich somit auch alle Abteilungen auf.

Möchte die Abteilung selbstständig weiterbestehen, ist es Zeit für eine Ausgliederung. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder indem die gesamte Abteilung intern im Verein aufgelöst wird und sich dann als eigener Verein neu gründet oder nur ein Teil der Abteilungsmitglieder einen neuen Verein eintritt, die Abteilung im alten Verein jedoch bestehen bleibt.

Sollte sich eine Abteilung, aus welchen Gründen auch immer, auflösen wollen, muss der Hauptverein auch den zuständigen Landessportbund informieren. Der kümmert sich darum, dass wie bei der Anmeldung der zuständige Sportkreis und Verband informiert wird.

Wie kann ich Konflikte zwischen Abteilungen vermeiden?

Einen Verein in mehrere Abteilungen zu unterteilen ist in vielen Fällen sehr wohl richtig, und manchmal notwendig. Besonders in sehr großen Vereinen kannst du dadurch eine logische Arbeitsaufteilung vornehmen und die Hauptverantwortlichen entlasten. Wenn Reibereien entstehen, dann meistens da, wo Abhängigkeitsverhältnisse nicht richtig geklärt werden.

Damit du das verhinderst, ist es wichtig dafür zu sorgen, dass es einen regelmäßigen Austausch zwischen den Abteilungen und dem Hauptvorstand gibt. Damit kann immer wieder von neuem bewertet werden, ob eine Abteilung z. B. mehr Befugnisse braucht oder davon profitieren könnte ihre Finanzen eigenständiger zu verwalten.

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