Kommunikation für Vereine: Interview mit Katrin von erzähl davon

Eine gute Kommunikation ist alles. Das wissen auch Katrin und Luisa von erzähl davon : Sie unterstützen Vereine, Hochschulgruppen und andere Initiativen dabei, ihr Herzensprojekt an die Öffentlichkeit zu tragen und mehr Aufmerksamkeit dafür zu erhalten. Hierzu bieten sie verschiedene Workshops und Online-Kurse an, beraten Vereine aber auch bei spezifischen Anliegen rund um die Außenkommunikation ihrer Vereinsarbeit.

Wir haben mit Mentorin Katrin über das Projekt gesprochen und haben sie gefragt, was Sportvereine bei der Öffentlichkeitsarbeit beachten sollten.

Hallo Katrin. Das Projekt erzähl davon haben du und deine Kollegin Luisa damals im Rahmen eurer Masterarbeit im Fach Medienwissenschaft an der Universität Tübingen ins Leben gerufen. Wie kam es damals zu dieser Idee?

Wir wollten für unsere Masterarbeit gerne ein Praxisprojekt machen, das wirklich hilfreich und „nutzbar“ ist. Die Probleme von Vereinen kannten wir aus eigener Erfahrung und die Medien- und Kommunikationsinhalte baten sich da aufgrund unserer Interessen und der Studieninhalte an. So haben wir das Konzept entwickelt und die Inhalte zusammen mit verschiedenen Interviewpartner*innen erstellt. Daraus sind 10 kostenlose Onlinekurse entstanden.

Warum war es euch so wichtig, Vereinen diese Unterstützung zu bieten?

Wir sehen, dass Vereine wahnsinnig wichtige Aufgaben übernehmen: Sie bringen Menschen zusammen, kümmern sich um wichtige Themen, bieten Kunst, Kultur und Freizeitmöglichkeiten. Die Menschen, die in Vereinen Organisations- und Leitungsaufgaben übernehmen, machen das unbezahlt in ihrer Freizeit und nicht unbedingt in ihren Fachgebieten. Klassische Weiterbildungsangebote sind auch nicht immer zeitnah oder einfach zu erreichen – deshalb wollten wir gerne ein Onlineangebot schaffen, bei dem die Vereine sich das rauspicken können, was sie gerade brauchen, um die Organisations- und Kommunikationsaufgaben zu erleichtern. Denn so können die Vereine sich auf ihre Hauptaktivitäten konzentrieren.

Wieso ist es so wichtig, dass Vereine ihre Arbeit nach außen kommunizieren?

Weil Kommunikation oft die Basis ist, damit die anderen Angebote gut funktionieren!

Ich habe da eine lustige Anekdote aus meinem eigenen Vereinsengagement damals während des Studiums: Das Eventteam des Vereins hatte einen Spielenachmittag für Jugendliche organisiert und dieses Angebot nur auf eine Art und Weise kommuniziert. Ich war eigentlich nicht Teil des Teams, wurde aber gefragt, ob ich mit meiner Kamera vorbeikommen und ein paar Fotos vom Nachmittag machen kann. Ratet, was passiert ist: Niemand kam! Wir saßen alleine im Jugendzentrum. Das Eventteam hätte öfter und auf verschiedenen Wegen dieses Angebot kommunizieren müssen, damit die Jugendlichen wirklich teilnehmen.

(Ich habe dann noch ein paar Nahaufnahmen von Händen am Tischkicker und Brettspiel gemacht, damit wir für den nächsten Spielenachmittag wenigstens coole Fotos für einen Flyer hatten…)

Abgesehen von Spielenachmittagen und Co: Jeder Verein braucht Besucher*innen, Spender*innen, Projektteilnehmer*innen, Wähler*innen oder Multiplikator*innen. Deshalb ist Kommunikation für jeden Verein wichtig.

Was bringt ihr den Vereinen in euren Online-Kursen bei?

Der beliebteste und wahrscheinlich auch wichtigste Onlinekurs ist der zu Öffentlichkeitsarbeit. Er gibt einen guten Überblick über die Möglichkeiten der Öffentlichkeitsarbeit, aber auch was man als Verein vorher für sich festlegen muss, bevor man zu kommunizieren beginnt.

Wir haben aber auch weitere, speziellere Kurse, z.B. zu Pressearbeit und Social Media. Letzteren habe ich dieses Jahr aktualisiert, um neue Plattformen wie LinkedIn und TikTok aufzugreifen.

Außerdem haben wir Kurse zum Thema Ehrenamt und Karriere, weil gerade während der Schul- oder Studienzeit ein Ehrenamt eine super Gelegenheit ist, die eigenen Talente kennenzulernen und sich Gedanken über den Berufsweg zu machen.

Katrin und Luisa von erzähl davon teilen ihr Wissen über Kommunikation mit Vereinen. © erzaehldavon.de

Was würdest du sagen, ist das Besondere an euren Online-Kursen?

Als wir 2016 mit der Recherche angefangen haben und 2017 die Plattform veröffentlicht haben, gab es kein vergleichbares Angebot für Vereine. Es gab natürlich Informationen zum Thema Marketing für Unternehmen, aber für Vereine gelten dann ja doch nochmal andere Rahmenbedingungen. (Auch wenn wir selber gerne Konzepte aus dem klassischen Marketing nehmen und auf Vereine anwenden.)

Wir bekommen oft das Feedback, dass Leute unsere Plattform alleine vom Look her gerne mögen (Shoutout an Luisa für die Illustrationen!) und deshalb gerne stöbern und lernen.

Welche Herausforderungen siehst du beim Thema Kommunikation noch in den meisten Vereinen?

Die Klassiker sind natürlich, dass man sich zu wenig Zeit nimmt oder der Öffentlichkeitsarbeit nicht genug Relevanz einräumt und sie deshalb stiefmütterlich behandelt.

Es gibt aber auch noch einige andere Probleme, die ich häufig sehe. Dazu gehören starre Vereinshierarchien. Wenn der Vorstandsvorsitzende erst jeden Social-Media-Post abnicken will, bevor er live geht, legt er dem Social-Media-Team Steine in den Weg und fördert nicht unbedingt die Motivation. Besser wäre es hier, dem Social-Media-Team einen Rahmen mit Dos und Don’ts vorzugeben – und dann zu vertrauen.

Was ich außerdem beobachte: Viele (vor allem ältere) Vereine setzen stark auf Pressearbeit. Da wird dann stundenlang an einem Pressetext gefeilt – und wenn der dann doch nicht veröffentlicht wird, ist die Enttäuschung groß. Und selbst wenn der Text im Lokalblatt erscheint: Ist das wirklich effektiv? Erfahren dadurch neue Leute vom Verein? Ich würde Vereine da ermutigen, neue (eigene) Kanäle auszuprobieren.

Wenn du es auf wenige Worte herunterbrechen müsstest: Worauf kommt es bei der Vereins-Kommunikation am meisten an?

Klarheit darüber, wer man ist, was man aussagen will und wen man erreichen möchte. Dann einen guten Plan entwickeln und den verfolgen – nicht einfach „posten, wenn gerade was passiert“!

Pressearbeit, Social Media-Posts, Webseiten-Pflege...das alles erledigt sich ja nicht innerhalb einer Minute. Wie können es die Vereine schaffen, trotzdem noch genug Zeit für ihre eigentliche Arbeit zu finden?

Der erste Schritt ist schonmal, der Kommunikation genug Zeit einzuräumen. Social Media soll nicht irgendwer „nebenher“ machen, und wer sich um die IT kümmert kann nicht automatisch auch gute Texte für die Website erstellen.

Eine gute Arbeitsteilung sowie Prozesse, Vorlagen und Tools helfen, die Kommunikation systematisch und zeitsparend anzugehen. Außerdem kann man einen Kanal, der nicht (mehr) funktioniert, auch ruhig auf Eis legen. Konzentriert euch auf die Maßnahmen, die für euch funktionieren!

Inwiefern können digitale Tools das Leben der Vereine erleichtern?

Tools können an vielen Stellen die Arbeit erleichtern und auch die Zusammenarbeit zwischen Personen und Teams leichter machen. Man denke an einen Redaktionsplan, der gemeinsam gepflegt wird; oder Tools, mit denen man auch ohne große Vorkenntnisse schicke Grafiken oder Medien erstellen kann.

Teil eures Projektes ist auch ein Podcast. Darin sprecht ihr mit Menschen, die sich in unterschiedlichen Bereichen engagieren. Warum lohnt es sich für Vereine, mal in diesen hineinzuhören?

Wir haben mittlerweile über 120 Folgen – da ist eine große Bandbreite an Themen dabei. Von Tool-Empfehlungen über Strategie-Tipps bis zu Interviews und Case Studies versuchen wir viele Facetten der Kommunikation abzubilden.

Welchen wichtigen Tipp gibst du allen Vereinen mit?

Mal ganz selbstkritisch auf die eigenen Kanäle und Co schauen: Wird unsere Botschaft klar? Ist unsere Website aktuell? Würde ich als fremde Person diesem Account gerne folgen wollen?

Das kann unangenehm sein, weil man sich eingestehen muss, dass der wackelige Schnappschuss auf Insta keine gute Idee war oder man durch eine veraltete Website vielleicht Interessierte vergrault hat. Aber diese Baustellen lassen sich Schritt für Schritt beheben und führen so zu einer besseren Kommunikation.

Katrin, wir danken dir herzlich für das Gespräch. An alle, die mehr darüber wissen wollen, was Katrin und Luisa so im Rahmen ihres Projektes machen: Hör doch mal in diese Podcastfolge rein: