Interview: Sicherheitskonzept für kleine Veranstaltungen erstellen

Sicherheit geht vor - Bei Planungen von Veranstaltungen sind vielen Vereinen mögliche Risiken oftmals nicht bewusst. Hier kann ein Sicherheitskonzept helfen um nicht nur eventuelle Risiken frühzeitig zu erkennen und zugleich die Veranstaltungsplanung deutlich zu vereinfachen. Doch wie kann man ein solches Konzept erstellen? Um dir dies zu erleichtern, haben wir dir hier ein Muster-Sicherheitskonzept zum Download bereitgestellt, welches du für deine nächste Veranstaltung selbst ausfüllen kannst:

Sicherheitskonzept zum Download

Erstellt wurde dieses Muster-Konzept von der SafetyGroup. Das Unternehmen aus Luxemburg erstellt seit über 20 Jahren professionelle Sicherheitskonzepte für Kommunen, Städte und Großveranstalter. Dabei kam Geschäftsführer Konstantin Rohr auf die Idee, ein Muster-Formular zu erstellen, um auch für kleinere Veranstaltungen die Sicherheitsplanung und den Austausch mit den Behörden zu vereinfachen. Dieses stellen er und sein Team Vereinen kostenfrei zur Verfügung.

Wir haben mit Konstantin Rohr unter anderem darüber gesprochen, wann ein solches Konzept notwendig ist, welche Sicherheitsrisiken bei kleineren Veranstaltungen oft übersehen werden und welche Vorteile die Erstellung eines Sicherheitskonzept bei der Planung bietet.

Interview mit Konstantin Rohr

Hallo Konstantin. Danke, dass du dir die Zeit für das Interview genommen hast. Du beschäftigst dich ja beruflich mit der Veranstaltungssicherheit und hast auch für kleinere Veranstaltungen ein Sicherheitskonzept zum selbst ausfüllen erstellt. Wann ist ein Sicherheitskonzept notwendig? Und wann empfiehlt ihr Vereinen, sich bei der Erstellung eines Sicherheitskonzeptes externe Hilfe zu suchen?

"So ganz einfach kann man das nicht sagen. Grundsätzlich kann die genehmigende Behörde immer ein Sicherheitskonzept fordern, wenn eine besondere Gefährdung für die Besucher besteht. In der Regel ist es aber Pflicht ab 3 000 Besuchern für eine Veranstaltung ein Sicherheitskonzept zu erstellen. Das empfehlen wir grundsätzlich bei allen Veranstaltungen die nicht zum alltäglichen Ablauf gehören. Genau dafür haben wir auch die einfache Dokumentation zum selber ausfüllen erstellt.

Professionelle Hilfe sollte der Verein sich auf jeden Fall suchen, wenn die Anzahl an Besuchern mehr als 3000 Personen gleichzeitig übersteigt oder der Verein erwartet, dass durch die Veranstaltung eine besondere Gefährdung für die Besucher oder die Vereinsmitglieder entstehen kann. Gefährdungen sind beispielsweise, wenn das Event in der Nähe von Wasser stattfindet, es sich um eine neue Location handelt, die Größe des Platzes beschränkt ist oder auch Künstler kommen bei denen zu erwarten ist, dass mehr Gäste kommen werden als eigentlich in die Location passen."

Welche Vorteile bietet ein Sicherheitskonzept generell? Ist ein Sicherheitskonzept für alle Veranstaltungen sinnvoll?

"Ein einfaches Konzept ist für jede Art von Veranstaltung sinnvoll, die für den Verein nicht alltäglich sind. Genau deshalb haben wir diese einfache Vorlage zur Erstellung eines Konzepts erstellt. Durch das Sicherheitskonzept haben alle Beteiligten und auch die beteiligten Behörden den gleichen Wissensstand über die Struktur der Veranstaltung, der Verantwortlichkeiten und Risikoeinschätzungen. Das wird ansonsten oft nicht wahrgenommen."

Wie viel Mehraufwand kostet mich die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes?

"Die Erstellung eines Konzepts mit Hilfe unserer Vorlage ist für jeden Verein nur ein Mehraufwand von 2 bis 3 Stunden, wenn man seine Veranstaltung auch wirklich kennt. Genau dafür ist die Vorlage gedacht und entsprechend aufgebaut."

Was sind einfache Maßnahmen, mit denen ich die Sicherheit bei meiner Veranstaltung erhöhen kann?

"Die einfachsten Maßnahmen sind immer die Gleichen:

1. Die Verantwortlichkeiten klar definieren und auch intern kommunizieren.
2. Die Kommunikation im Falle einer Schadenslage klären, um Klarheit zu haben wer welche Informationen an wen meldet.
3. Im Vorfeld der Veranstaltung einmal die möglichen Gefahren reflektieren und Maßnahmen zur Minderung dieser Gefahren zusammen besprechen.

Was sind häufig vorkommende Sicherheitsrisiken bei kleineren Veranstaltungen?

"Unter die alltäglichen Probleme fallen häufig ein fehlendes Bewusstsein der Verantwortlichkeit und eine entsprechende Nachlässigkeit durch vom Verein selbst eingebrachte Gefahren. Das sind zum Beispiel nicht ordnungsgemäß aufgebaute Stände, Zelte, Bühnen, etc. oder die Verwendung von Materialien die leicht brennen. Hier fehlen unter anderem häufig entsprechende Löscheinrichtungen. Auch ein schlechter technischer Zustand vom Material (Kabel, Fritteusen, Brätern, usw.) kommt immer wieder vor. Zudem werden oft Materialien verwendet, welche nur für den privaten Gebrauch entwickelt und zugelassen sind."

Inwieweit kann mir ein Sicherheitskonzept auch bei der sonstigen Planung meiner Veranstaltung helfen?

"Wie oben schon kurz angesprochen, kann das Sicherheitskonzept vor allem helfen alle Beteiligten auf den gleichen Wissensstand zu bringen und die Abläufe klar zu kommunizieren. Beispielsweise können auch Vereinsmitglieder, die vielleicht im nächsten Jahr die Veranstaltung organisieren, durch das Sicherheitskonzept alle nötigen Informationen und einen besseren Überblick bekommen."