Einführung der E-Rechnung ab 2025: Das müssen Vereine beachten
Im Zuge des Wachstumschancengesetzes wurde die Einführung einer E-Rechnung für Vereine ab dem 1. Januar 2025 beschlossen. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen, das schließt Vereine mit ein, in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In diesem Beitrag beantworten wir dir alle wichtigen Fragen rund um die Einführung der E-Rechnung.
Die E-Rechnung – Unterschiede zur elektronischen Rechnung
Abgesehen von der Papierrechnung gibt es bereits die Möglichkeit, Rechnungen in digitaler Form (meistens in Form von PDF) auszustellen. Der Unterschied einer E-Rechnung zu dieser eingescannten bzw. digitalen Rechnung liegt darin, dass diese nach EU-Norm in einem bestimmten strukturellen Format ausgestellt werden muss.
In Deutschland gibt es dafür zwei vorgeschriebene Formate: Die XRechnung und ZUGFeRD
Bei der XRechnung handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann. Diese können aber nicht durch Schriftarten oder grafische Elemente auf das Unternehmen angepasst werden. Deswegen gibt es noch das Format ZUGFeRD. Dieses Format ist eine PDF-Datei, in welche “unsichtbar” eine XML-Datei integriert ist. Somit ist sie sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar.
Eine E-Rechnung kann nur elektronisch übermittelt und empfangen werden und ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche.
Die E-Rechnungsverordnung - Was Vereine wissen müssen
Ab dem 01. Januar 2025 müssen Vereine in der Lage sein E-Rechnungen empfangen und einlesen zu können. Diese Regel gilt auch für gemeinnützige Vereine, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte für andere Unternehmen erbringen bzw. an andere Unternehmen verkaufen. Alle Bereiche eines Vereins, in denen Waren verkauft oder Dienstleistungen erbracht werden, können somit betroffen sein.
Dies wurde eingeführt, da immer mehr Unternehmen auf den Versand von E-Rechnungen setzen. Für Vereine bedeutet das, dass sie diese Rechnungen digital empfangen und verarbeiten müssen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und auch den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Für das Empfangen einer E-Rechnung reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus.
Übergangsregel für kleinere Vereine
Für Vereine mit weniger als 800.000 Euro Umsatz im vorgegangenen Kalenderjahr gibt es bis Ende des Jahres 2027 eine Übergangsfrist. Hierbei müssen die Vereine nur in der Lage sein, E-Rechnungen im sogenannten XRechnungs-Format zu empfangen. Eine Pflicht zur Ausstellung gibt es für diese Unternehmen noch nicht.
Ausnahmen
Ausnahmen für die Erstellung von E-Rechnungen gelten für folgende Fälle:
- Einnahmen im ideellen Bereich: So ist z. B. für Beitragsrechnungen keine E-Rechnung erforderlich
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR
- Steuerbefreite Leistungen (Nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG)
Wie du eine E-Rechnung übermittelst
Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Darunter zählt der Versand per E-Mail, die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal oder die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle.
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, E-Rechnungen zu erstellen: Mithilfe eines Online-Generators oder eines Buchhaltungs- und Rechnungsprogramms.
Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm: Größere Anbieter verfügen bereits über eine Funktion zur Erstellung von E-Rechnungen. Da sind es dann nur wenige Klicks und die Rechnung wird automatisch richtig erstellt und im besten Falle verschickt, archiviert und der Geldeingang direkt verbucht.
Online-Generator: Wer noch nicht über ein Buchhaltungsprogramm verfügt, kann eine E-Rechnung im XRechnungs-Format auch mithilfe spezieller Websites (z.B. B2Brouter, EinfachX) erstellen. Auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format können mithilfe entsprechender Software schnell erstellt werden. Ein Nachteil ist allerdings, dass die Anzahl der rechnungen oder auch die Design-Möglichkeiten oft stark beschränkt sind.
Welche Angaben müssen in eine E-Rechnung
Grundsätzlich muss eine E-Rechnung dieselben gesetzlichen Pflicht-Angaben wie eine herkömmliche Rechnung enthalten: Namen und Anschrift von Auftraggeber und Auftragnehmer, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie das Ausstellungsdatum.
Zusätzlich zu diesen Angaben wird auch die so genannte Leitweg-ID des Rechnungsempfängers benötigt.
Archivieren einer E-Rechnung
E-Rechnungen müssen im gleichen Format aufbewahrt werden, in dem sie übermittelt wurden. Der Dateiname darf geändert werden. Hinzu kommt, dass die Aufbewahrung keine nachträglichen Änderungen erlauben kann oder diese jederzeit nachvollziehbar sein müssen. Eine maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.
Vereinsticket ermöglicht Vereinen aller Größen und Sparten online Tickets für ihre Veranstaltungen zu verkaufen. Dabei ist von der Anmeldung für Feriencamps über den Dauerkartenvorverkauf für die Heimspiele während einer regulären Saison bis hin zur Organisation großer Events mit mehreren Tausend Zuschauenden alles möglich.
Das Besondere: Mit Vereinsticket erhältst du nicht nur ein professionelles Ticketsystem für deine Veranstaltung, sondern dazu auch persönlichen und kompetenten Support, der dir von der Einrichtung des Shops bis zur Durchführung deines Events jederzeit unterstützend zur Seite steht.
Du erreichst unsere Club Manager:innen per Chat auf dieser Website, per WhatsApp (+4965718398390) oder E-Mail (support@vereinsticket.de) an sie wenden. Am liebsten sprechen sie aber mit dir:
