Digitale Mitgliederversammlung: Darauf musst du achten

Noch vor knapp 5 Jahren waren Mitgliederversammlung, bei denen nicht alle Teilnehmenden vor Ort waren, quasi undenkbar. Durch die Corona-Pandemie hat sich dies deutlich geändert - nicht zuletzt auch auf rechtlicher Ebene. Nachdem es bis Sommer 2022 eine Übergangsregelung gab, die während der Corona-Pandemie Mitgliederversammlungen auch online erlaubt hatte, gibt es seit März 2023 nun auch eine dauerhafte Regelungen für hybride und virtuelle Mitgliederversammlungen. Wie diese Regelung aussieht und was du mit deinem Verein sonst noch beachten musst, erfährst du im folgenden Text.

Das sind die rechtlichen Rahmenbedingungen

Durch eine Änderung des Paragraphen 32 im Bürgerlichen Gesetzbuch ist es seit März 2023 erlaubt, dass der Vorstand (ohne vorherigen Beschluss durch eine Mitgliederversammlung) eine Versammlung nicht nur als Präsenzveranstaltung, sondern auch als hybride Veranstaltung einberufen kann.

Bei einer hybriden Mitgliederversammlung können die Teilnehmenden selbst entscheiden, ob sie der Versammlung digital oder in Präsenz beiwohnen. Es muss dabei aber allen Teilnehmenden garantiert werden, dass sie die gleichen Möglichkeiten haben, ihre Rechte auszuüben, unabhängig davon, ob sie online oder in Präsenz an der Versammlung teilnehmen.

Etwas anders sieht es aus, wenn dein Verein rein virtuelle Versammlungen durchführen möchte: Dann benötigt diese Entscheidung einen Mitgliederbeschluss als Grundlage, aber du musst nicht mehr explizit die Satzung ändern. Sowohl bei hybriden als auch bei rein virtuellen Mitgliederversammlungen musst du deine Mitglieder jedoch genau darüber aufklären, wie sie ihre Rechte auch über den digitalen Kommunikationsweg geltend machen können.

Auch wenn eine Satzungsänderung nicht zwingend notwendig ist, bietet es sich an, darüber nachzudenken, ob die Satzung dementsprechend angepasst werden sollte. Denn in einer Satzungsänderung kannst du genau festlegen, welche Möglichkeiten es beispielsweise in der Wahldurchführung gibt. Dadurch schaffst du für deine Mitglieder Gewissheit.

Tipps für die Praxis

Bevor du darüber nachdenkst, hybride oder virtuelle Versammlungen abzuhalten, solltest du klären, welche technischen Möglichkeiten deine Mitglieder besitzen. Gerade bei älteren Mitgliedern kann nicht immer ein Computer und die notwendige Internetverbindung vorausgesetzt werden. In solchen Fällen könnte beispielsweise eine Telefonkonferenz eine Alternative sein.

Außerdem solltest du berücksichtigen, dass nicht jedes Mitglied zwingend mit den gängigen Plattformen für Video-Konferenzen vertraut ist. Das solltest du sowohl bei der Wahl der Plattform aber vor allem auch bei der weiteren Planung der Konferenz berücksichtigen. Vor der Versammlung kann es beispielsweise sinnvoll sein, einen Termin anzubieten, bei dem man Mitgliedern die verwendete Plattform näherbringt.

Das steigert die Akzeptanz der Plattform, da man den Mitgliedern so die “Angst” bzw. die Vorbehalte vor der unbekannten Plattform nehmen kann und verhindert unnötige Verzögerungen in der Versammlung selbst. Denn nichts ist für alle Beteiligten unangenehmer als eine digitale Mitgliederversammlung auf einer Plattform abzuhalten, auf der sich niemand der Beteiligten auskennt. Gleichzeitig sorgt dieses Vorgehen dafür, dass sich die Mitglieder in der Versammlung deutlich besser einbringen können.

Denk außerdem daran, regelmäßige Pausen einzuplanen. Lange vor einem Bildschirm zu sitzen, kann schnell ermüdend sein, und die Ablenkungsgefahr ist bei digitalen Versammlungen oftmals größer als in Präsenz. Pausen können daher zum einen helfen, damit die Teilnehmenden aktiver bei der Sache bleiben und zugleich dafür sorgen, dass sie die bisherigen Inhalte noch einmal verarbeiten können.