So organisierst du eine Vorstandssitzung
Als gesetzliche Vertretung des Vereins steht ein Vereinsvorstand oft im Fokus der Öffentlichkeit. Besonders in einem Vorstand, der aus mehreren Personen besteht, ist es deshalb wichtig, gut und oft miteinander zu sprechen. Vorstandssitzungen sorgen dafür, dass in der Maschinerie des Vereines alles rund läuft. Worauf es dabei genau ankommt und wie du sie organisiert, erfährst du in diesem Beitrag.
Warum gibt es einen Vorstand?
Jeder Verein braucht mindestens einen gesetzlichen Vertreter, so schreibt es der Staat vor. Dieser Vertreter ist in der Regel Vorstand. Wie viele Vertreter für deinen Verein nötig sind, legt die Satzung fest. Damit sich auch hier innerhalb der Führung Personen miteinander abstimmen können, werden normalerweise regelmäßig Vorstandssitzung abgehalten. Im Gegensatz zur Mitgliederversammlung finden Vorstandssitzung meist häufiger statt und in kleinerem Kreis. Eingeladen sind meistens auch nur Mitglieder des Vorstandes.
Wie bereitest du eine Vorstandssitzung vor?
Ähnlich wie bei einer Mitgliedsversammlung ist die Terminfindung oftmals eine der größten Hürden bei der Planung. Am besten legst du deshalb einen wiederkehrenden Termin fest, beispielsweise immer den ersten Dienstag im Monat. Dadurch wird der Termin zur Routine und du weißt, welche Daten du dir immer freihalten solltest.
Bestimmte Vorbereitungen kannst du auch schon in der Satzung festlegen. Dazu gehört unter anderem, die Frage zu klären, wie das Protokoll verfasst werden soll und ab wann eine Vorstandssitzung beschlussfähig ist. Wenn diese Punkte in der Satzung nicht fest verankert sind, können sie in der Sitzung selbst festgelegt werden.
Mit der Vereinsticket App kannst du für Veranstaltungen deines Vereins ganz einfach Termine erstellen und übersichtlich sehen, wer kommt und wer nicht. Außerdem hast du die Möglichkeit, termingebunden mit deinen Vereinsmitgliedern zu chatten. So haben die Vereinsmitglieder alle Fragen und Informationen zur jeweiligen Veranstaltungen direkt auf ihrem Handy.
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Wie läuft eine Vorstandssitzung ab?
Wenn nicht in der Satzung anders festgelegt, wird die Vorstandssitzung meistens von dem 1. Vorstand eröffnet. Am Anfang sollte auch ein:e Protokollant:in bestimmt werden, falls das Amt nicht bereits von einer Person fest besetzt wird. Außerdem solltest du feststellen, ob die Sitzung beschlussfähig ist.
Wenn die Satzung keine genaue Personenzahl vorschreibt, ist die Sitzung dann beschlussfähig, wenn die Einladung formgerecht gemacht wurde und mindestens ein stimmberechtigtes Vorstandsmitglied an der Sitzung teilnimmt.
Danach folgt die Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung und die Klärung von möglichen noch offenen Aufgaben. Wenn dieser Punkt abgehakt ist, folgt die Diskussion aller Tagesordnungspunkte der Reihenfolge nach. Die Tagesordnung sollte im besten Fall allen Mitgliedern schon vor der Sitzung vorliegen, muss sie aber nicht. Wichtig ist es auch zu klären, ob die Versammlung durchgehend beschlussfähig bleibt. Wenn jemand z. B. früher gehen muss, solltest du dafür sorgen, dass Punkte, die eine Abstimmung brauchen, vorgezogen werden.
Abschließend ist es üblich, einen Ausblick auf den nächsten Termin zu geben und am Ende die Versammlung zu beenden und die Teilnehmenden zu verabschieden. Auf die Person, die Protokoll führen musste, kommt später noch die Aufgabe zu, das Protokoll sauber abzutippen und an die Teilnehmenden zu verschicken.
Wieso musst du ein Protokoll führen?
Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) schreibt nicht vor, wie du ein Protokoll zu führen hast. Aber du benötigst für Versammlungen nach Paragraph 58 Nummer 4 eine “Beurkundung von Beschlüssen” für Mitgliederversammlungen. Das Gleiche gilt auch für Vorstandssitzungen. Du musst schriftlich festhalten, welche Beschlüsse verabschiedet wurden. Gleichzeitig ist das Protokoll auch praktisch, um später noch einmal genaue Formulierungen ins Gedächtnis zu rufen und um Absprachen nicht zu vergessen.
