Nachhaltig und günstig: Digitale Lösung statt Papierlisten

Bis Anfang des Jahres hat ein Mega-Thema weltweit die Schlagzeilen dominiert: Unter dem Schlagwort Nachhaltigkeit war primär die ökologische Verträglichkeit von Handlungen (oder unterlassungen Handlungen) mit der Umwelt gemeint. Umweltschutz ist durch Fridays for Future in aller Munde gewesen. Es wurde teils kontrovers diskutiert und an dieser Stelle möchten wir uns kein Urteil bei diesem enorm komplexen Thema erlauben. Stattdessen möchten wir das Augenmerk auf einen ökologischen und ökonomischen Aspekt lenken und damit ein Beispiel für doppelte Nachhaltigkeit im Rahmen der Zuschauererfassung geben.

Die Krux mit Corona und dem Datenschutz

Das Hygienekonzept für den Neustart des Breitensports sieht analog zur Gastronomie und anderen Branchen vor, dass gewisse persönliche Daten zur Kontaktnachverfolgung im Fall der Fälle von den Vereinen an die Gesundheitsämter übermittelt werden müssen. Der klassische Ansatz, um die Daten zu erfassen, wäre also eine Liste mit Kugelschreiber am Eingang.

Aber: Die Daten werden ja gerade wegen Corona erfasst und hier wird es kompliziert. Denn um eine eventuelle Ansteckung zu verhindern, bedarf es auch besonderen Hygiene-Vorkehrungen bei der Datenerfassung. So sollte im Idealfall jede Person einen eigenen Kugelschreiber erhalten. Oder der Kugelschreiber sollte nach der Benutzung durch eine Person desinfiziert werden, bevor er erneut zum Einsatz kommt. Variante drei würde vielleicht so aussehen, dass die persönlichen Daten einem Vereinsvertreter diktiert werden, damit gerade kein Kugelschreiber herumgereicht werden muss.

Egal für welchen Fall man sich entscheidet: Entweder man braucht viele Kugelschreiber, viel Personal und / oder es dauert enorm lange. Da Abstand halten eine weitere Maßgabe in den aktuellen Zeiten ist, sind alle Vorgänge, die mit längeren Wartezeiten und einer eventuellen Schlangenbildung zusammenhängen, auf jeden Fall zu vermeiden.

Hinzu kommt, dass aufgrund des Datenschutzes nicht einfach eine Liste ausliegen darf, in die sich jede Person selbst einträgt bzw. die viel am Spielfeldrand herum gereicht wird. Schließlich würden somit die Daten anderer Anwesenden einsehbar sein. Entsprechend ist zwar oftmals die Rede von einer Liste, defacto muss es aber ein Formulare pro Person sein.

Die Kosten von Stift und Papier

Das bedeutet: Statt einem DIN A4 Blatt mit Platz für zig Personendetails in Tabellenform bedarf es vieler einzelner Blätter. Ausgedruckte Formulare in DIN A5 oder vielleicht sogar DIN A6 bieten sich an. Nicht gerade die Papiersorten, die im Vereinsheim vorrätig sind. Die Realität sieht vielerorts daher so aus, dass daheim im Ehrenamt DIN A4 Blätter per Hand zugeschnitten und davor oder danach wohl auch privat ausgedruckt werden.

So lassen sich zwar die Kosten für den Verein minimieren, so richtig nachhaltig ist das Prozedere aber dennoch nicht, denn nach 30 Tagen wandern die Blätter im Namen des Datenschutzes in den Müll.

Das Zuschneiden, Ausdrucken, Sortieren, Aufbewahren und dann rechtzeitige datenschutzkonforme Vernichten (!) verursacht einiges an Arbeit und bringt nicht unerhebliche Ausgaben mit sich. Realistisch kann man hier durch Papier, Druck und Vernichtung sowie die Anschaffung von einigen Ordnern samt Registern von ein paar Cent pro erfasster Person ausgehen.

Vereinfachung durch digitale Prozesse

Wenn die Zuschauerdaten bereits vorab online erfasst werden, sparen wir am Spielort zunächst Zeit und schaffen mehr Abstand durch das Verhindern von langen Schlangen. Gleichzeitig können selbst am Spielort wenige Minuten vor Spielbeginn noch Tickets von Personen online „gekauft“ werden. Es bietet sich an, den Personen vor Ort lieber zu zeigen, wie die Tickets online erworben werden, denn wer zunächst Hemmungen hatte, lernt es so und ist beim nächsten Spiel bereits präpariert vor Ort. Zudem können diese Personen anderen die Hemmungen nehmen.

Aber auch die Personen ohne Handy können am Spielort ein Ticket erhalten. Hierbei werden die Daten von einem Vereinsvertreter unter Zuhilfenahme unserer App erfasst. Ein Rückgriff auf Papierlisten ist nicht notwendig, alle Daten sind zentral gespeichert und werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Ebenso ist im Fall der Fälle kein Suchen notwendig. Und da sowohl die App zum Scannen der Tickets als auch die zweite App zum Vor-Ort-Erfassen von neuen Tickets auf zum Beispiel Android-Geräten läuft, sind keine Anschaffungskosten und spezielle technische Ausstattungen notwendig. Dies verringert Elektronik-Müll und schont die Vereinskasse. Statt ehrenamtlich daheim Papier zurechtzuschneiden, stellt man jetzt sein Smartphone oder ein ungenutztes Gerät aus der Schublade bereit. So geht ehrenamtliches Engagement im Jahr 2020.

Und da die Tickets per E-Mail versendet werden und sowohl im PDF- als auch im Passbook-Format anhängen, ist ein Ausdrucken der Tickets nicht notwendig. Es geht also komplett papierlos auf digitalem Wege.

Gewinnspiel für Fußballvereine

Abschließend noch ein kleiner Tipp für alle Vereinsvertreter der kickenden Zunft: Auf fussball.de findet aktuell ein Gewinnspiel zum Thema Nachhaltigkeit statt. Wieso nicht einfach mit der digitalen Ticketlösung „Vereinsticket“ zur Zuschauererfassung bewerben? Weitere Informationen finden sich hier.

Wir drücken die Daumen und würden uns sehr über Feedback freuen.